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理事会の議事録はどう書くべき？ うまくまとめるポイントとは？
2021.07.02
理事会を開催するときに必要な、議事録。とはいえ、普段の生活で議事録を書く機会がないと、何を記載すれば良いか迷う方もいるかもしれません。
そこでこの記事では、議事録でどんな内容を書けば良いか、うまく内容をまとめるポイントなども踏まえて解説していきます。
理事会の議事録には出席者や決議事項を書く
そもそも理事会の議事録には、何を書けば良いのでしょうか。
基本的に議事録には、理事会で決定したことをまとめます。
そのうえで、具体的に記載する項目をまとめると次の通り。
・日時
・場所
・理事の総数
・出席者数
・出席者の氏名
・審議事項
・議事の経過の概要及び決議の結果
・議事録署名人の選任に関する事項
会社の会議などで作成する議事録と、内容はあまり変わりはないと言えます。
議事録は原則として理事長が作成する
理事会の議事録の作成者は、管理会社がいるかどうかで変わってきます。
管理会社が「いない」場合、議事録の作成は理事長か書記の役割。
一方で、管理会社が「いる」場合、議事録の下書きは管理会社の担当者が作成してくれます。ただ、担当者のなかにはマンションの管理状況に関して、都合の悪いことを書かなかったり、管理会社にとって都合の良い言い回しで記載したりする人も。
そのため、管理会社に作成してもらった議事録はあくまで下書きと考え、理事長やほかの理事が確認・修正する必要があるでしょう。
議事録の書き方に決まったルールはない
せっかく議事録を作るのなら、記載漏れやミスをしないようにルールも把握しておきたいところ。
ただ、議事録の作成には「こうしなければいけない」という決まったルールはありません。
区分所有法では「議事録には議事の経過の要領及びその結果を記載し、又は記録しなければならない」と記載されているだけ。
つまり話し合った結果などを記録する必要があると決まっているだけで、書き方のルールなどはありません。
そのため多くのマンションでは、過去の議事録や管理会社が作ってくれたフォーマットに沿って、作成しています。
管理組合で使用しているフォーマットがなくて議事録の書き方がわからないという人は、以下の"お役立ちデータ「理事会 議事録見本」”から議事録のサンプルをダウンロードできるので、書き方の参考にしてみてください。
唯一のルールは署名と捺印
議事録の内容が有効であることを証明するためには、署名と捺印が必要です。
国土交通省のマンション標準管理規約によると「理事会の議長（理事長）と、議長以外の理事2名が署名押印をしなければならない」と記載されています。
なお、パソコンで記名して印刷された場合は署名ではなく「記名」扱いになるため、あくまでも手書きである点は注意が必要です。
議事録を書くときは「5W1H」を意識しよう！
学校で教わった記憶があるかもしれませんが、「5W1H」は「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を表します。
そんな「5W1H」を意識すると、議事録も分かりやすくなります。
それぞれ具体的な例を挙げてみましょう。
・いつ：理事会の日程や時間
・どこで：理事会が行われた場所
・誰が：参加者
・何を：議題
・なぜ：理事会の目的
・どのように：議論の進行の仕方や、会議は対面とオンラインのどちらかなど
「5W1H」に区分できそうにないけれど、記録しておく必要がある内容が出てきた場合は、補足や備考として書いておけば問題ありません。
理事会の議事録作成は必須ではない
区分所有法では、総会の議事録の作成は義務だと定められています。
しかし、理事同士が集まる理事会の議事録についてはとくに記載されていません。
ただ、マンション標準管理規約では、総会議事録に準じて理事会の議事録も作成するように規定されています。そのため、多くのマンションで、総会だけでなく理事会でも作成しているのです。
議事録はなるべく保管しておく
理事会の議事録は必ずしも作成しておく必要はないため、保管の義務もありません。しかし、大規模修繕にかかわる内容や役員の引き継ぎで伝えておくべき内容は書面で残しておくと安心です。
議事録を作成する場合は、理事長の責任のもとで作成、保管を行います。
また、区分所有者やマンションの利害関係者から閲覧の請求があった場合には、これに応える必要があります。
分かりやすい議事録はスムーズな管理への一歩
理事会の議事録は、理事長か書記が作成するもの。管理会社に作成してもらうこともできますが、それはあくまでも下書きと考え、必要に応じて修正しましょう。
なお、議事録には明確な書き方のルールや共通のフォーマットはとくにありません。ただ、今回紹介した5W1Hを意識すると、分かりやすい議事録になるはずです。
マンションの管理をスムーズに行うためにも、情報共有は大切。その手段として、誰が見ても分かりやすい議事録の作成を心がけましょう。
イラスト：大野文彰
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この連載について
【連載】理事会役員超入門
マンションだからといって、購入後の管理はすべて管理会社にお任せ！というわけにはいきません。ほとんどのマンションにおいて、理事会の選考は立候補制ではなく、メンバーが入れ替わる輪番制。つまり、居住者誰もが理事会を担当する可能性が。というわけで本連載では、理事会役員になったらまず、これだけは知っておきたい！という超入門知識をご紹介。しっかり知識を身につけて、より良いマンションライフを送りましょう！
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