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「区分所有法」って？ 個人で所有できる建物の範囲は決まっている！
マンションの理事会は管理組合を代表する組織！ 役員の仕事も紹介
2021.03.29
物件の所有者で構成される管理組合。その代表として、具体的な取り組みを進めていくのが理事会です。
この記事ではそんな「理事会」の役割や活動内容、また役職について解説していきます。
理事会が管理組合の実質的な運営を担当する
理事会は、管理組合員から選出された「役員」で構成される機関。管理組合の実質的な運営を担当します。例えば修繕によって発生する予算の承認や、管理規約の変更を議題としてあげるかどうかなどの話し合いがあげられるでしょう。そのため、月1回などのペースで定例会を開催し、役員同士で話し合う機会を設けます。
マンションの購入者（区分所有者）は、共有部分の維持・管理の当事者である「管理組合」の一員となることが法律で定められています。
とはいえ区分所有者全員で、マンションの管理・運営を行うのは非効率。そのため管理組合の業務を円滑に進めていくために、理事会が存在するといえます。
管理組合と理事会はどう違うの？
理事会は、管理組合に含まれる組織の一つです。ほかにも修繕委員会や防災委員会などを設定しているケースもあります。
そんな理事会が含まれる管理組合について、もう少し詳しく見ていきましょう。
マンションは居住スペースにあたる「専有部分」と、廊下やエレベーターなど共同で使用する「共有部分」で構成されます。専有部分の管理は、基本的に各所有者が実施することになるでしょう。一方で共有部分は、区分所有者全員で管理していく必要があります。
そのため管理組合という組織を形成し、マンション管理の当事者として、住まいの快適さを維持していくわけです。
基本的にマンションを購入して区分所有者になると、自動的に管理組合へ加入することとなり、個人の意思で脱退することはできません。「住戸を所有しているが実際には居住していない」という場合であっても法律上は組合員となります。物件を売却しない限り、管理組合の一員というわけです。
一般の管理組合員に求められる活動は、年に1度開催される「総会」や、非常事態に開催される「臨時総会」への出席です。
マンション「管理」は管理会社の仕事じゃないの？
多くのマンションでは共有部分の清掃や、設備のメンテナンスなどの実務は、管理会社に委託しているのが一般的です。
そのため「マンションの管理業務は管理会社の仕事ではないの？」と疑問を持つ方もいるでしょう。 実は、管理会社は管理組合からの委託を受けて管理業務を行っているだけ。そのため管理の当事者は、あくまでも管理組合となります。
管理会社に委託せずとも、自分たちで管理業務を行っても良いわけです。
ただ、区分所有者の方の多くは、仕事やプライベートの用事で忙しく、空いた時間で管理業務を行うのは困難。そこで、ほとんどの管理組合では、住民から集めた管理費を使って、管理会社に業務を委託しているわけです。
理事会役員になるメリット・デメリット
ここで、理事会の役員になるメリットとデメリットを確認してみましょう。
役員になるメリットは、マンション全体を自分自身の財産とみなし大切にする意識を持てます。企業をリタイアした人にとっては、社会貢献を担いながら充実感も得られるでしょう。また、報酬の支払いを行っているマンションもあります。
なお、マンション総合調査（2018年）によると、全体の約3割が役員に報酬を支払っており、そのうちの約30％が月3000円以下の金額となっています。
デメリットは、定期的に開催される理事会に参加する必要がある点です。住民からのクレーム対応などが求められる場合もあり、管理会社や理事長を含めてこまめなやりとりが発生する点もデメリットになるかもしれません。
理事会の役職には理事長、副理事長、理事、監事がある
理事会の役員は理事長をはじめとした各役職に応じて、活動を行っていきます。各役職と役割を確認していきましょう。
理事会の代表である「理事長」
理事長は区分所有法が定める管理者として、管理組合を代表して業務を統括する役職です。総会を開催する権限を持ち、会の議長も務めます。定例会では、役員同士の意見をまとめるといった役割も担うことになるでしょう。
理事長は理事会の役員から立候補、もしくは推薦といったかたちで選ばれます。ただ候補者が現れない時には、最終的にくじ引きで……ということもあるようです。
理事長のサポートを行う「副理事長」
理事長の補佐を行うのが、副理事長です。 病気などのやむを得ない事情で、理事長が理事会に参加できない場合、副理事長が代理を務めます。
会計や防災など決まった役割を担う「理事」
理事は、住民からの意見や要望、クレームなどを踏まえて定例会で意見を出したり、マンション内で行うイベントの企画や運営を行ったりします。
管理組合によっては「会計担当理事」や「防災担当理事」など、各業務に応じて理事の役割を分けるケースもあるようです。
なお、理事の選出は年に一度程度の頻度で開催される総会で行われます。
管理組合の見守り役である「監事」
監事は管理組合の業務や、財政の監査・報告を行う役職です。監査を行うという立場上、理事と兼任することはできず、厳密には理事会の構成員ではないと定義されています。そのため、理事会に出席して意見を述べることは可能ですが、決議に加わることはできません。
管理組合に業務上の不正が認められた場合、臨時総会を招集する権限も与えられています。
理事会は定例会や総会の開催、管理業務全般を担う
では次に、理事会の活動内容について具体的に見ていきましょう。
【業務1】定例会の開催
定例会を開催し、役員同士で話し合うことは理事会活動の一つです。定例会で話し合う内容は、管理費の納入状況や、長期修繕計画の立案、管理組合員からの要望についてなど。管理会社から業務報告を受け、管理が適正に行われているかをチェックする機能もあります。
定例会の開催頻度はマンションによって異なりますが、月に1回のペースで行われるのが一般的です。最低でも数ヵ月に1回程度は開催し、こまめに運営管理の状況を確認する場を設けましょう。
マンション標準管理規約を見ると、理事会の開催にはオンライン会議であっても理事の過半数の出席が必要とされています。さらに、出席理事の過半数が賛成すると、決議がとれます。
参加者の都合もあるため、開催通知は少なくとも1週間前までに行いたいところです。
【業務2】通常総会と臨時総会の開催
総会には毎年1回など、定期的に開催される「通常総会」と、必要に応じて不定期で開催される「臨時総会」があります。
定例会で話し合った内容について、区分所有者全員に共有し、承認を得ることが総会の目的。基本的に、すべての区分所有者が参加することとなります。
通常総会では、管理組合の1年間の活動内容と決算の報告、予算の審議や次期役員の選任などが行われます。
対して臨時総会は、緊急性の高い問題が発生したときに開催。設備が故障して直ぐに修理が必要であったり、意思決定の期日が決まっており、次回の総会まで待てなかったりといった理由で開催されます。
【業務3】マンションの管理業務
清掃・点検などの設備のメンテナンス、また管理費用・修繕積立金の管理も本来であれば理事会の担当業務。とはいえ、多くのマンションでは管理会社に実務を委託しています。
管理会社の対応に満足していない場合、業務の改善を要求したり、業者の変更を検討したりするのも理事会の役割。ただし、業者を変更するにもしても理事会の独断では進められず、必ず総会にて他の区分所有者から承認を得る必要があります。
理事会役員は「立候補」「推薦」「輪番制」で選ばれる！
理事会役員の選出方法は「自らの立候補」「他の区分所有者からの推薦」「組合員の中から輪番性で順番に選出する」の主に3つがあります。なかでも、公平を期するために輪番性で決めるケースが多いようです。
役員の任期は管理組合によって異なりますが、2年以内としているマンションが多いと言われています。なかには1年おきに半数の役員を交代し、「すでに役員を1年経験している先輩理事」と「初めての理事」で構成するケースもあるようです。
輪番制であれば、必ず役員は回ってくるもの。「役員の仕事なんて面倒でやりたくない！」と思っている方も、いつかはやるものとして心の準備をしておきましょう。
理事会役員は拒否も可能
理事会の役員に選出されたとしても、拒否・辞退をすることは可能です。
ただ、拒否や辞退をすることで「理事会活動に非協力的な人」だとみなされ、他の住人との関係性が悪くなる可能性もあるかもしれません。そのため、単に「やりたくないから」という理由で拒否することは避けた方が良いでしょう。
「仕事の出張が多い」「健康状態に不安がある」など、理事会役員になることができないやむを得ない事情がある場合、その旨を相談してみましょう。
快適な住まいは理事会によって左右される
快適な住まいを保つために、住民の代表である理事会の活動は必要不可欠。理事会が主体となってマンション管理に取り組むことで、資産価値の維持という区分所有者全員の利益につながっていきます。
また理事会活動は、同じマンションで生活する住人と交流する機会にもなるでしょう。知り合いが増えれば、もしもの時に頼れる人がいるという安心にもつながるのではないでしょうか。
イラスト：大野文彰
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この連載について
【連載】理事会役員超入門
マンションだからといって、購入後の管理はすべて管理会社にお任せ！というわけにはいきません。ほとんどのマンションにおいて、理事会の選考は立候補制ではなく、メンバーが入れ替わる輪番制。つまり、居住者誰もが理事会を担当する可能性が。というわけで本連載では、理事会役員になったらまず、これだけは知っておきたい！という超入門知識をご紹介。しっかり知識を身につけて、より良いマンションライフを送りましょう！
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