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マンション総会の「委任状」の書き方は？ 委任できるケースと注意点も解説
マンション総会委任状のひな形を紹介！注意点も解説
2021.10.16
年に1回開催されるマンションの総会。管理組合にとって大切なことを決めるので、本来であれば区分所有者が全員出席するのが理想です。
しかし実際には予定があって参加できない方もいます。そういう方でも議決権を行使できるよう、出欠を問う際には委任状や議決権行使書も配布しましょう。
今回はマンション総会で使える委任状のひな形をご紹介します。基本的な記載事項とともに注意点についても解説しますので、円滑な組合運営にお役立てください。
総会の欠席時は委任状or議決権行使書を提出する
マンション総会は、議決権総数の半数以上の組合員の出席で成立します。
必要な定足数を満たせるよう、出席できない方は「委任状」もしくは「議決権行使書」を提出するのが一般的です。
委任状
委任状とは、代理人に議決権を行使してもらうための書面です。各議案について賛成か反対かの投票は、代理人に完全にお任せすることになります。
代理人を指名する相手は誰でもいいというわけではありません。ほとんどの組合では、代理人の資格を「配偶者・一親等以内もしくは同居の親族・他の組合員」に限定しています。
また本来であれば誰に委任するか指名するはずですが、実際には代理人の欄が記載されていないケースも多いです。これを「白紙委任状」と呼び、ほとんどのマンションでは「議長へ委任した」という扱いになっています。
議決権行使書
議決権行使書は、総会の各議題について賛否を表明するための書面です。議題ごとにそれぞれ「賛成・反対」を選択して提出します。
委任状と決定的に異なるのは、当日欠席であってもご自身の意思を伝えられるという点です。
ただし総会には出席しないため、議題について説明を聞かないまま投票することになります。原則として委任状との併用はできないため、どちらかを選択しましょう。
マンション総会における委任状のひな形
マンション総会の事前準備として、総会の日時や場所をお知らせする招集通知を各戸に配布します。
この書類とあわせて「出席届・委任状・議決権行使書」の3点もセットで届けるのが一般的です。
今回は各書類のひな形を掲載するので、参考にしてください。
【1】出席届・出席通知
＿＿＿＿＿＿＿管理組合御中
出席届
私は、＿月＿日の第＿回総会に出席します。
＿年＿月＿日
＿＿号室
氏名：＿＿＿＿＿＿＿㊞
【2】委任状
＿＿＿＿＿＿＿管理組合御中
委任状
私は（議長・同居者・＿＿号室）の＿＿＿＿＿＿＿氏を代理人と定め、〇月〇日開催の第〇回総会において議決権を行使することを委任します。
＿年＿月＿日
＿＿号室
氏名：＿＿＿＿＿＿＿㊞
【3】議決権行使書
＿＿＿＿＿＿＿管理組合御中
議決権行使書
私は＿月＿日開催の第＿回総会に出席できませんので、本書をもって、下記の通り議決権を行使します。
＿年＿月＿日
＿＿号室
氏名：＿＿＿＿＿＿＿㊞
第1号議案＿＿＿＿＿＿＿ （賛成・反対）
第2号議案＿＿＿＿＿＿＿ （賛成・反対）
第3号議案＿＿＿＿＿＿＿ （賛成・反対）
第4号議案＿＿＿＿＿＿＿ （賛成・反対）
第5号議案＿＿＿＿＿＿＿ （賛成・反対）
※議案ごとに賛成・反対のいずれかを〇で囲んでください。
マンション総会の委任状の基本的な記載事項
【1】管理組合名
管理組合名を記載します。
【2】代理人の氏名・号室
マンション標準管理規約では、代理人となる方は以下のいずれかに限定しています。
・組合員本人の配偶者（婚姻関係と同等の事情にある方）
・一親等の親族、同居する親族
・他の組合員
この欄が空欄のままの場合「白紙委任状」として扱われ、議長などに賛否を委ねられることがほとんどです。
代理人欄が空欄のときに備えて「代理人の記載がない場合、議長への委任とします。」などの但し書きを入れておくのもよいでしょう。
【3】議決権行使の委任宣言
議決権を第三者に委任する旨を宣言します。委任の内容について、具体的に記載しましょう。
【4】日付
「委任状に記入した日付」を書いてもらう欄です。総会当日ではなく記入日を書いてもらうと、万が一総会が前倒しや延期になった場合でも、委任状が無効になりません。
【5】本人の氏名・号室・印
組合員本人の氏名などを記載してもらいます。法律上は署名（氏名の記載）があれば捺印がなくても委任状は有効とされていますが、捺印欄もつくるのが一般的です。
委任状のひな形を活用してスムーズな総会運営を
マンション総会を開催するときには、「出席届・委任状・議決権行使書」の3つのひな形をセットにして配布するのが一般的です。
総会に出席できない場合は「委任状で誰かに議決権を委任する」もしくは「議決権行使書で各議案に賛成・反対の意思を示す」という選択肢があります。
委任状の代理人欄が空白の場合は「白紙委任状」として議長に委ねられるケースがほとんど。委任者の意思が反映されにくいため注意が必要です。なるべく本人の意見に近い方を代理人に指定してもらう方が望ましいでしょう。
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