理事・管理

マンションでオンライン理事会をするメリットは?規約の改定は必要?

2021.09.28
マンションでオンライン理事会をするメリットは?規約の改定は必要?

「理事会の出席率が低い」「コロナ禍で開催しにくい……」

そんな悩みを解決する方法に、オンラインでマンションの理事会を開催するという手段があります。

今回はオンラインで理事会を開催するメリットや方法を紹介していきます。

マンションのオンライン理事会とは?

コロナ禍で需要が増えたオンライン理事会

オンライン理事会は自宅や会社などから、主にパソコンを使い、WEB会議形式で行われるものです。マンションの共用施設などに役員が集合することなく実施されます。

新型コロナウイルスの感染がまだ落ち着かない現在は、一カ所に複数人の理事が集まり、長時間話し合うマンションの理事会は感染リスクが懸念されます。そこで対面で開催する必要の無いオンライン理事会を導入する管理組合が増えています。

またライフスタイルが多様化し、それに合わせて仕事や学習ができるテレワーク・ウェビナーが普及し始めるなど、ITツールを活用したコミュニケーションのオンライン化が社会的に進んでいます。

マンション管理の現場でも、居住者の生活様式に合わせて理事会に参加できるこうした取り組みについて、積極的に進めようという動きがあります。

オンラインで理事会を開催するメリット

【メリット1】出席率の増加が見込める

場所を問わないオンラインは都合をつけやすい

基本的にどこからでも参加できるWEB会議形式ならば、開催予定日にマンションから離れたところにいる場合でも参加できるようになります。

またマンション内にいる方でも、介護や保育を日常的に行っているなどの理由で、自宅から出づらい方も出席しやすくなるでしょう。

【メリット2】会場を確保する手間や費用を省ける

オンライン理事会は、大勢が一堂に会する開催場所を確保する必要がありません。

管理組合の中には理事会を開催できるマンション共用部がないため、公民館や喫茶店、有料のレンタルスペースなどを利用するところもあるかと思います。

そういった場合でも場所を予約したり、利用料を支払ったりする必要が無くなります。

【メリット3】情報共有を効率化できる

WEB会議ツールならではの機能を利用することで、会議資料や議事結果などの情報共有が容易になります。

例えばツールの中には、参加者全員が同時に同じ資料を見ることができる画面共有機能や、同じ場所にある資料データを参加者全員がアクセスできるクラウド機能があります。

これらを使えば、理事会のたびに紙の資料を人数分用意する手間が省けるのです。

またWEB会議を録画する機能を使えば、理事会で誰がどんな発言をして、どのようなプロセスで決定されたかいつでも確認することができるのもメリットです。

注意!オンライン会議のデメリット

高齢者世代の方は操作方法に戸惑うことも

オンライン理事会では参加者それぞれが、オンラインツールを使うためのインターネット環境や、パソコンやタブレットといった通信端末を準備しなければなりません。

また、ツールそのものの使い方を理解する必要もあり、ほかの世代に比べてITツールを利用する機会が少ないと思われる高齢者世代の参加が、比較的難しいと考えられます。

また、参加者の通信回線に不具合が生じた場合は、話し合いや議決行為が中断するリスクがあります。

特に大規模修繕の可否など重要な議案を諮る場合、基本的に参加者の一人でも欠ければ議事を進めることができないので、注意する必要があります。

オンライン会議を実施するにはどうすればいい?

マンション標準管理規約で2021年6月に改正規約の公表が行われ、理事会・総会などをWEB会議形式で実施可能であることが初めて明確化されました。

したがって各マンションにおいても、公表された標準管理規約を参考にして管理規約を改定しておくことが望ましいでしょう。

なお、改正前の標準管理規約に則ったマンション管理規約でもオンライン理事会は可能です。しかし、改正された標準管理規約には通信障害などが生じた場合の取り決めなど、運用上必要だと思われる細則が定められていません。

それを補うためにも規約改定が必要だと思われます。

オンライン理事会のために管理規約はどう改定する?

管理規約の改定には、総会で組合員・議決権総数の4分の3以上の承認を伴う特別決議が必要です。総会開催には招集通知を発送したり、出席表・委任状を回収したりするなどの準備や、組合員の理解を得るための話し合いに時間がかかるということに注意しましょう。

そのため、オンライン理事会を実施する予定がない組合でも、いつ実施する必要が生じるか分からないので、今後開催する場合に備えてあらかじめ改定しておくことをおすすめします。

改訂内容についてですが、まずは改正された標準管理規約で新たに盛り込まれた規定を参考にしましょう。

具体的にはオンライン理事会の定義づけや、理事会の招集に当たってURLで開催方法を通知すること、オンライン会議を用いずに参加する場合と使用する場合で議決権は同等であることなどがあります。

また、前述した通信障害が生じた場合の取り決めのほか、情報漏洩に備えた対策の実施など、標準管理規約で定められていない細則も決めておきましょう。

オンライン化するならまずは現状調査から

コロナ禍で注目されているオンライン理事会ですが、実施する際には、前述したメリット・デメリットを理解した上で行いましょう。

そのためには、これまでの開催コストや手間、出席率、役員の通信環境、導入した場合出席するかどうかの意向など、管理組合の現状を調査する必要があります。

また導入すると決めた場合は、管理規約もそれに合わせて改定しましょう。改定には総会による特別決議が必要なので、議決権者に理解を得るためにも、導入によるメリットを適切に説明できるようにしたいですね。

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