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総会での議長の役割は？ 進め方や会の秩序を守る方法を解説！
2020.08.07
マンションの総会で議長を務めることになったものの具体的にどのように進めたら良いのか、迷う方もいるでしょう。そのため、今回は総会での議長の役割や、万が一進行を妨害されたときの対処法なども含めて解説していきます。
総会の議長は基本的に理事長が担当する
分譲マンションでは少なくとも年に1回、区分所有者を集めた総会が開かれます。大規模修繕や共用部での生活ルールなど、マンションの管理に関するさまざまな議案について話し合うのが目的です。
多くの場合、総会の議長は理事長が務めるのが通例。これは、マンション標準管理規約のなかでも『第42条5「総会の議長は、理事長が務める。」』として定められています。
なお前提として、総会はマンションの管理規約に沿って行わなければなりません。そのため総会の議長を務めることになったら、管理規約についての理解を深めておきましょう。
あくまでも総会は、区分所有者からなる「管理組合」主催で行うもので、「管理会社」が率いるものではないという点も頭に入れておくべき。総会の進行も管理会社に委ねてしまえば楽かもしれませんが、自分たちのマンションである以上、管理組合が主体となって進行していきましょう。
総会における議長の役割とは？
では、議長にはどのような役割があるのか。以降でまとめてみました。
議事に与えられる2つの権利
総会では、議長に以下「議事整理権」「秩序維持権」という2つの権利が与えられます。
・議事整理権：議事を円滑に進めるため、進行を整理する権利
・秩序維持権：総会の秩序を維持する権利
この2つの権利にもとづき、総会を円滑に進行するのが議長の役割といえます。
議事進行の具体的な進め方
続いて、総会をどのように進行していくのか、ざっくりと流れを整理してみました。
・開会の宣言
・議長の挨拶・役員紹介
・質問者・答弁者・議事録署名人の指名
・各議案の採決の取りまとめ
・議事進行の順序変更
・閉会の宣言
最初に開会を宣言し、議長就任の挨拶と各役員の紹介を行って総会を始めます。管理規約にもとづき、議事録を作成する「議事録署名人」を指名するのも議長の仕事です。
そして話し合いを実施するにあたって、質問者や答弁者を指名。各議案の質疑応答が終われば、採決を取りまとめます。採決には、拍手・挙手・起立・投票などさまざまな方法がありますが、事前に決めておくと進行もスムーズにいくでしょう。
総会の秩序を乱す参加者への対処法とは？
総会を進めるなかで、議題とは関係ない不満をぶつけたり、進行を妨害したりする参加者がいるかもしれません。そのような参加者に対し、秩序を守るよう促すのも議長の仕事です。
では、具体的にどのように対処すれば良いのか見ていきましょう。
【対処法1】発言の中止や質疑の打ち切りを求める
総会を進めるにあたって、議長は「発言時間の制限」や「質疑の打ち切り」を行う権利があります。また、総会の秩序が維持できない場合「発言の中止」を求めることも可能です。
過度なヤジなど、進行の妨害やほかの参加者に迷惑をかける行為に対しては「不規則発言はおやめください」などと警告を発する必要もあるでしょう。
【対処法2】警告を聞かない場合は退場を命じる
警告を聞き入れない参加者に対し、議長は退場を命じる権利も有します。
しかしここで注意したいのが、総会への参加はマンションの区分所有者にとって重要な権利だということ。退場命令権の行使は、ほかの方法で秩序が維持できない際の最終手段として利用するのが良いでしょう。
一般的には、以下の流れのように2回以上の警告を無視した場合に退場命令が出されます。
①初回警告
「発言を中止してください」「議事進行の妨げになるため、不規則発言はおやめください」
②これ以上続けると退場になることを警告
「これ以上の不規則発言を繰り返すと、退場してもらうことになります」
③退場命令
「議事進行の妨害を継続されているため、退場してください」
【対処法3】継続困難な場合は休憩をはさむ
妨害などで総会の継続が難しくなった場合、議長は休憩をはさむこともできます。「しばらく休憩します」と宣言し、理事が集まって対処法を考えましょう。
あまりにも妨害行為が悪質なケースでは、総会の延期も検討しなければいけません。この場合、延期に対する参加者の賛成を集めて、議長が総会延期を宣言します。
総会で議長が質問に答える際の注意点
区分所有者からの質問に対して、回答するかどうかは議長が決定します。また、質問者には回答者を指名する権利もありません。回答者を指名するのも議長の権限です。
合理的な回答ができれば、説明義務は果たしたことになります。そのため、もし質問者が納得していなくても、十分に説明義務を果たしたことを示し、次の質問へと移りましょう。
また、事前に質問状が出されている場合、質問を整理して一括回答を行うと効率的です。質疑応答の前に事前質問への回答を行い、それを踏まえてさらに議論を深めましょう。
管理規約を十分理解し、円滑な総会進行を！
総会において、議長は主に進行と秩序維持という2つの役割を持ちます。円滑に総会を進行できるよう、秩序を乱す参加者に対しては適切な対応を取りたいところです。
また、総会はマンションの管理規約に沿って進行する必要があります。そのため管理規約の内容を十分に理解したうえで、総会に臨みましょう。
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