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大規模修繕委員会の発足
修繕委員会の運営細則とは？ 作成時のポイントを解説
2022.01.27
マンションの大規模修繕に備え、外部の専門家や管理・運営に前向きな管理組合員を募って組織する「修繕委員会」。
設置にあたって委員会の業務内容や方針を明文化したものが「運営細則」です。
この記事では、修繕委員会における運営細則の役割や、作成時のポイントについて解説します。
修繕委員会の目的や権限を決めるのが運営細則
そもそもマンションの区分所有者は、必然的にマンションの運営・管理を担う「管理組合」の組合員となります。
さらに組合員の代表として「理事会」が設置されますが、大規模修繕工事のように予算計画から工事完了までの期間が長く、専門性も高い業務については「修繕委員会」のような諮問機関を組織することも可能です。
修繕委員会の立ち上げにあたっては、委員会の目的や業務内容、人数、権限範囲などを規定した「運営細則」を作成します。
細則の制定には総会での決議が必要なため手間がかかると思われるかもしれませんが、委員会の位置づけや役割を明文化しておかないと後々トラブルになる可能性もあります。それぞれの管理組合の実情に合わせて細則を規定しておきましょう。
なお、修繕委員会については、下記の記事でも詳しく解説しています。
運営細則を作成するときの6つのポイント
【ポイント1】業務内容
まず、修繕委員会が取り扱う業務内容を規定しておきましょう。予算計画から工事完了までには、下記のような業務があります。
・建物診断の実施
・修繕計画の立案、見直し
・施工業者の選定
・見積もりを取り予算を決定
・打ち合わせ・検査への出席
・工事のスケジュールの調整
・住民への説明会、相談窓口の用意
・工事完了後のフィードバック
修繕委員会の業務が多くなるのであれば、理事会にも割り当てるなどして、負担が偏らないように調整する工夫も必要です。
【ポイント2】権限
修繕委員会はあくまでも理事会の諮問機関として設置されます。よって、修繕委員会そのものに物事を決断する権限はありません。
修繕委員会が理事会を通さずに予算や業者を決めてしまうと、意見が分かれた際にどちらの決定を尊重するかトラブルになる可能性があります。
修繕委員会が諮問機関である旨を細則に明記し、意志決定の主体は理事会であると示しましょう。
【ポイント3】人数
メンバーは多数決に備え、奇数であるほうが好ましいでしょう。人数は戸数の1〜2割ほどで、各マンションの実情に合わせて設定します。役職としては「委員長」「副委員長」「書記」などがあります。
理事会の諮問機関として設置される委員会ですから、権威の集中を避けるため理事長と委員長は兼務できないよう規定しておくのも一つの手です。
一方で、修繕委員会と理事会および住民の橋渡しをする連絡係を設けると、理事会との連携がスムーズになります。理事会役員のなかから1名ほど兼任をお願いしてみるのも良いでしょう。
【ポイント4】任期
大規模修繕の期間のみ委員会を設置するのであれば、「業務が完了した時に理事会決議により当該専門委員会は解散」との旨を細則に記載します。
常設の委員会ではなく、期間も長期にわたるため、任期を定めないのが一般的です。
【ポイント5】費用・報酬
経費の上限や会計処理の種別、精算方法など、金銭を取り扱う内容は特にトラブルになりやすいため、細則で規定しておきたいポイントです。
メンバーや役員への報酬は必ず定める必要はなく、あらかじめ無報酬とすることも可能ですが、報酬を定める場合には金額を明記しておくとトラブルを防げます。
【ポイント6】意志決定方法
修繕委員会のメンバーには、外部の専門家や管理組合員で知識のある方、知識はないけれど運営業務に前向きな方など、いろいろな立場の方が集まります。メンバー間で意見が分かれる場合もあるでしょう。そういった状況に備え、議論を尽くしても結論が出ない際には「過半数で決議」などと、意志決定の基準も定めておくと良いでしょう。
トラブルを防ぐために運営細則を定めよう
修繕委員会はあくまで理事会の諮問機関として組織される専門委員会です。意志決定の最終判断を巡ってトラブルにならないよう、運営細則で関係性を明確に示しておく必要があります。
そのほか、業務内容や費用、人数なども明記しておきましょう。
なお、マンションの戸数やどのくらい専門知識をもったメンバーが集まっているかといった実情はそれぞれの管理組合によって異なります。実情に合わせて細則の作成を行えると良いですね。
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