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マンション総会は最低年1回！ 基礎知識や出席率を上げる方法を解説
「マンション総会」のトラブルを解決したい！
2023.03.31
マンションでよくある困った問題をテーマに、その解決方法を紹介していくこの連載。今回は「マンション総会」のトラブルに目を向けたいと思います。
区分所有者が参加してマンションの管理や運営方針を決定するマンション総会。ときに方針の違いや総会の進行を巡ってトラブルになることも。
そこで今回は、マンション総会で起こるトラブルとその対処法について紹介します。
そもそもマンション総会って？
マンションで行われる総会とは、管理や運営の意思決定を行う場で、最低でも年に1回の開催が区分所有法で義務づけられています。
そもそも区分所有者はマンションの管理を行う管理組合の一員です。総会に出席して議題への賛否を示すことで、管理や運営に関わります。
総会で決める事項としては、管理費や修繕積立金などの収支管理、大規模修繕の計画、共有部分の軽微な変更など。これらが「普通決議」といわれるのに対し、管理規約の変更や法人格の取得など、重大な事項は「特別決議」といわれます。普通決議よりも特別決議のほうが、決議に多くの賛成が必要です。
詳しくは、下記の記事で解説しています。
総会で起こるトラブル
では、総会に出席する区分所有者として、どんなトラブルにあう可能性があるでしょうか。
【トラブル1】欠席者に不満が集まる
マンションの運営に関わる管理組合の一員として、総会へはなるべく参加したいところ。しかし、仕事や家庭の事情でなかなか参加できない人もいるでしょう。
参加が難しい場合は欠席も可能ですが、仕事や家庭の予定を調整して時間を作った参加者から不満が出てしまうかもしれません。ほかの住民との関係悪化に繋がる可能性も考えられます。
当日の総会に参加できない場合でも、代理人をたてる「委任状」や議題への賛否を示す「議決権行使書」を提出し、マンション運営に携わる意思を示せると不公平感は少なくなるでしょう。
【トラブル2】議長の一存で賛否を決められてしまう
欠席する場合、前述のように「委任状」や「議決権行使書」の提出により、意思を示すことが可能です。これらの書類は総会の案内とともに届くケースが多く、欠席の旨を伝える際に提出します。
ただし、委任状は代理人に議決権を委ねる、つまり賛否を一任するものです。自分の意見と同じとは限りません。
「白紙委任状」といって代理人を立てずに委任状を白紙で提出すると、多くの場合は議長に一任されます。委任状という形式をとっていないケースでも、欠席の通知だけ行い議題への意思を示さない場合は、議長に一任されるケースが多いようです。
議長の意向と同じであれば問題はありませんが、自分の意思を示したいなら注意が必要です。
【トラブル3】参加者だけで採決されてしまう
総会当日は、事前に通知された議題についての採決を行うだけでなく、参加者からの質問に答える時間も設けられます。そのなかで、追加や修正が必要な事項も出てくるでしょう。
区分所有法に定められている「通知すべき事項」については、事前の通知なく決議できません。しかし、検討事項のテーマが変わらない場合、具体的な内容はその場で決めることも可能です。
例えば、「理事会役員の選任」という議題は通知がない限り総会で決議できませんが、人選については総会の場で追加できるとされています。
あらためて総会を開くなど主催側に配慮を求めることも可能ですが、開催頻度が高まるほど参加者が集まりにくく、意思決定が滞ってしまうかもしれません。細かい内容や経緯を知りたい場合はなるべく出席したほうがよいでしょう。
トラブルへの対処法
【対処法1】議決権行使書を提出する
総会に欠席する場合、参加者からの不公平感を減らすため、または自分の意思を示すためには「議決権行使書」を提出するという選択肢があります。議決権行使書は、各議題に対して賛否を示す書類です。
欠席を知らせる書類に、議題への賛否を選択する項目が記載されているケースもあるので、いずれかを丸で囲むなどして選択します。このとき、賛否を示さなかった議題については、議長に一任される場合が多いようです。
議長に一任した場合にもその責任は自分にあるため、議題をよく確認して意思を示しましょう。
【対処法2】オンライン開催を検討する
最近では、オンライン会議ツールなどを用いて総会を開くマンションもあります。仕事や家庭、健康上の事情があった場合でもオンラインなら参加できるという人も多いのではないでしょうか。
その場にいなくても総会の経緯が把握できるほか、質問もできるため、決議への納得感も高まります。
管理規約の変更や通信環境の整備などですぐに導入できない可能性もありますが、総会を主催する理事会に相談してみてもよいかもしれません。
以上、今回はマンション総会に関するトラブルと、その対処法を紹介しました。
総会はマンションの運営、管理の方針を決める場です。住環境を整えるため、組合員の一員として責任を持って参加したいところ。
都合により出席できない場合もあるでしょうが、出席している組合員との不公平感を減らすためにも、あるいは代理人との意見の食い違いを避けるためにも、議決権行使書などで自分の意思を示すことが大切です。
イラスト：カワグチマサミ
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この連載について
【連載】これで解決！マンション暮らしのトラブル
複数の世帯が生活を送る分譲マンションでは、共用スペースの使い方やペットの飼育、ゴミ捨て場における利用マナーなど、思いがけないトラブルに遭遇する可能性があります。そこで、本連載『これで解決！ マンション暮らしのトラブル』では、マンションでよく起こる困った問題の解決方法をテーマごとにご紹介。トラブル発生の防止や、万が一起こってしまった際の対応マニュアルとしてもご活用ください！
