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代理出席・議決は可能？ マンション管理組合理事会の気になる疑問
2024.12.26
共用部分の整備や修繕積立金の徴収といったマンションの管理を行うのが管理組合です。運営は理事会によって行われ、理事は立候補か輪番で区分所有者が持ち回りで担当しています。
理事は1カ月から数カ月に一回、話し合いの場を設けて、情報の共有や運営方針を策定します。このとき、理事からよく挙がる疑問が、「理事会への代理人の出席や、代理人による決議は可能なのか？」についてです。
代理投票は不可能との見方が一般的
理事会には、理事本人が出席し、議決権を行使したほうが良いとの見方が一般的です。
管理組合の運営は、区分所有者の権利や義務などをまとめた管理規約に沿って行われます。国土交通省では管理規約のひな形となる「マンション標準管理規約」を公開していますが、同規約には理事会で行われる決議について、代理投票を認める旨の記載はありません。
一般に「マンション標準管理規約」に記載のない要件は、妥当ではないとされています。同規約の第37条にでは、「役員は、法令、規約及び使用細則その他細則（以下「使用細則等」という。）並びに総会及び理事会の決議に従い、組合員のため、誠実にその職務を遂行するものとする」との記載もあり、決議には本人が出席するのが望ましいといえるでしょう。
理事会への代理出席は可能、ただし規約に問題が
理事会の代理投票と同様に、代理出席を認める記述は「マンション標準管理規約」に存在しません。ただし、管理規約を変更して規約を追加した場合には、代理出席が可能と考えられます。
過去にも代理出席を可能とする内容を、管理規約に追加した例があります。このときは、区分所有者の一人から決議無効の訴えがありましたが、1990年の最高裁判所による判決では、「“理事に事故があり、理事会に出席できないときは、その配偶者又は一親等の親族に限り、これを代理出席させることができる”と規定する規約の条項は、違法にすべきではない」との判決が下されています。
とはいえ、この判例はやむを得ない理由がある場合の代理出席を認めたケースであるため、規約変更の際には留意する必要があるでしょう。
なお、マンションの管理規約を変更するには、区分所有法における総会に、議案を提出する必要があります。決議において4分の3以上の賛成が得られれば、管理規約の変更が可能です。
理事会に出席しないと運営に影響が出る恐れが…
役員が理事会に参加しなかった場合、運営が滞る恐れがあります。その理由は、決議を行うためには、理事の半数以上の出席が必要となるためです。
「マンション標準管理規約」において、理事会の会議は「理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、その議事は出席理事の過半数で決する」とあります。つまり、理事会に欠席したため参加人数を満たせなかった場合、決議を行えなくなるわけです。
理事会はマンション管理組合の運営を担う組織です。マンションの価値を高めるために、管理費の滞納などを確認するとともに、区分所有者からの意見書について検討する場でもあります。今後のマンションの管理方針について、自らの疑問点や不満などを反映させるためにも、積極的に参加してください。
代理出席には委任状が必要な場合も
「マンション標準管理規約」では、区分所有法における総会において、「書面又は代理人によって 議決権を行使する者」による参加を認めています。ここでいう書面とは委任状のことで、提出すれば代理人が議決権を行使できます。
理事会についても管理規約を変更すれば代理人が参加できますが、委任状の準備が必要となる可能性があります。規約に用紙の指定があれば従い、とくに指定がなければ代理人の姓名、議決権行使を委任する意図などを記載し、本人の名前と押印を行うのが一般的です。
なお、「マンション標準管理規約」における代理人には、「配偶者または一親等の親族」「同居親族」「他の組合員」が指定されています。理事会における代理人も、規約に沿って選ぶ必要があるでしょう。
代理参加は可能、ただ本人の出席がベスト
管理組合の理事会では、原則として代理人の出席や、議決権の委譲はできないとされています。
代理出席などを行うためには、管理規約の変更が必要です。とはいえ、代理人では会議や決議にあたり、自分の意思を代弁するのが難しいケースもあるので、本人の参加が望ましいといえるでしょう。
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