理事・管理

マンション総会の開催時期はいつが適正?通常総会と臨時総会で違う?

2021.08.18
マンション総会の開催時期はいつが適正?通常総会と臨時総会で違う?

マンション管理組合における年間最大行事「総会」。マンション管理における重要事項の決議を行う場であるため、区分所有者であればできる限り参加したいもの。今回はそんな総会の種類と開催時期について解説します。

総会には「通常総会」と「臨時総会」がある!

2つの総会の違いを知ろう

管理組合における最高意思決定機関とされるマンション総会。総会では管理規約の変更や大規模修繕の予算額の設定など、理事会だけで決めることができない重要な事項についての決議が行われます。そのため、理事会役員だけでなく、区分所有者の出席も必要です。

総会には通常総会と臨時総会の2つの種類がありますので、それぞれどのような違いがあるかをみていきましょう。

通常総会

通常総会は年に1度定期的に開催されます。年に1度という要件は区分所有法の定めによるものです。

通常総会では、その年度の管理組合の活動内容や決算の報告、来年度予算の審議や次期理事会役員の選任などが行われます。通常総会は定期総会とも呼ばれます。

臨時総会

管理組合全体で決議が必要となる重要事項について、通常総会とは別に緊急開催される総会が臨時総会です。

主な開催理由例としては、共有部分の設備が故障した場合に行われる修繕についての決議や、緊急で管理規約の改定が必要となる案件について、次回の通常総会の時期まで待てない場合などが挙げられます。臨時総会は理事会や監事の呼びかけによって招集されることが一般的です。

通常総会の開催時期

マンション標準管理規約では、通常総会は管理組合の新会計年度開始後2ヶ月以内に開催すると定められています。 新会計年度の開始時期はマンションによって異なるため、通常総会の開催時期も管理組合によってまちまちです。

傾向としては、会計年度の区切りを3月に設定している管理組合が多いため、その影響で4月〜6月の期間に開催されることが多くなります。会計年度の最終月は「決算月」と呼ばれます。

臨時総会の開催時期

臨時総会は必要が生じた場合にその都度開催されるため、時期は問いません。臨時総会は理事会の判断によっていつでも開催が可能です。また、理事会役員ではない区分所有者であっても、区分所有者総数、もしくは議決権総数の5分の1以上の賛成を得ることで、臨時総会の開催を請求することができます。

区分所有者から臨時総会開催の請求を出された場合、理事長は臨時総会の招集通知を2週間以内に通知しなければならないことが標準管理規約で定められています。

通常総会の開催月を変更する方法とは?

通常総会の開催月を変更するには管理規約の変更が必要

通常総会の開催時期は変更が可能です。一般的な管理規約では、通常総会は決算月の翌月から2ヶ月以内に開催することが定められているので、開催時期を変更するためには決算月自体を変える必要があります。決算月を変更するには総会で決議を得て、管理規約を変更することが必要です。

理事会役員の任期など、年単位で続く内容については一般的に会計年度で区切りを付けられています。そのため、決算月を変更した一年目は任期が長くなったり、短くなったりするなど、予定していた期間の変更が余儀なくされる場合があるので注意が必要です。

決算月を変えることで影響が出る制度は事前にピックアップし、調整しておきましょう。

コロナ禍での通常総会はどうすればいい?

年に一度開催が必要とされる通常総会。新型コロナ感染症対策の観点から、大勢で集まることが難しい今の時期は、どのように対応を行えば良いのでしょうか?

コロナ禍での通常総会について、法務省は以下のような見解を示しています。

「 区分所有法においては,管理者又は理事が,少なくとも毎年1回集会を招集しなければならないとされ,集会において毎年1回一定の時期にその事務に関する報告をしなければならないとされていますが(区分所有法第34条第2項,第43条,第47条第12項,第66条),前年の開催から1年以内に必ず集会の招集をし,集会においてその事務に関する報告をすることが求められているわけではありません。したがって,今般の新型コロナウイルス感染症に関連し,前年の集会の開催から1年以内に区分所有法上の集会の開催をすることができない状況が生じた場合には,その状況が解消された後,本年中に集会を招集し,集会において必要な報告をすれば足りるものと考えられます。」

コロナ禍の様な緊急事態においては、必ずしも例年と同じ時期に総会を開催する必要は無く、時期を延期することが可能です。ただし、緊急事態が解消された場合には速やかに総会を開催することが必要であるとの見解が出されています。

また、公益財団法人マンション管理センターが作成している「新型コロナウイルス感染拡大における通常総会開催に関する Q&A」では、区分所有者全員からの承諾を得ることができれば、書面又は電磁的な方法での決議をとることも可能とされています。

今後、コロナ禍が長期的に続くことも考えられるので、書面や電子的手段での決議精度を整備しておくと後々便利となるかも知れません。

総会の開催時期をしっかりと把握しよう

今回の記事ではマンション総会の開催時期について解説をしてきました。通常総会も、臨時総会も、区分所有者全員にとって重要な内容について決議を行う場ですので、開催時期はしっかりと把握しておきましょう。

また、コロナ禍の影響で通常総会を延期する場合には、例年と異なる時期に開催される場合がありますので、ご自身の所属する管理組合にしっかりと確認しておくことが重要です。

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