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理事会では書面決議できるが話し合いが重要！オンライン開催の検討も
2021.08.18
マンションの管理や運営を行う理事会。総会で任命された役員が話し合い、会計処理や大規模修繕の計画を行います。
しかし、仕事や家庭の都合で参加できない役員が複数いる場合や、新型コロナウイルスの影響で集まって話し合うのがはばかられることも。そんな時、書面で決議できたら……と考える方も多いのではないでしょうか。
実際に理事会では書面決議が可能ですが、マンション運営にあたっては話し合いが重視されるため、必ずしもおすすめはできません。
そこで、この記事では書面決議を行う場合の手続きや推奨されない理由、コロナ禍で検討したいオンライン開催について解説します。
どうしても集まれないときは書面決議も可能
書面決議とは、物理的に人々が集まって話し合うのではなく、書面のみで議事の賛否を決定することです。
マンションの総会については、区分所有者全員の承諾がある場合に限り書面決議ができると区分所有法に規定されていますが、実は理事会の書面決議については法的な規定がありません。
そのため、各マンションの管理組合で任意の規約を設けることが可能です。実際、委任状による代理出席やオンライン会議を認めているケースもあるようです。
なお、管理規約のモデルとなる標準管理規約には、理事の過半数の承諾がある場合に、書面又はメールによる決議ができると記されています。ただし、全ての決議事項に適用されるわけではなく、専有部分の工事申請など、即時対応が求められる内容の承認・不承認を決議する場合に限ります。
理事会ですべての決議事項に書面決議やオンライン開催を適用したいのであれば、規約の変更が必要です。
書面決議の準備と手順
実際に書面決議を行う場合には、どういった手順で進めるのが良いでしょうか。
まず、書面決議を行いたい事項を確認します。前述したように、専有部分の工事申請など即時対応が必要な内容であれば、理事会の過半数の承諾によって書面又はメールによる決議が可能です。
即時対応が求められていない事案についても書面決議を適用したいのであれば、規約の変更が必要です。管理規約を変更するには、総会で区分所有者および議決権の4分の3以上の決議が必要になります。
集まっての開催が難しいために検討している書面決議ではありますが、一度は総会を開催して規約を見直しておくと、以降の開催がスムーズになるでしょう。
次に、書面決議が実行できるとなったら、議案と賛否をチェックする項目を記した書面を用意します。回答期日と回答者名の記入欄も設けておきましょう。
書面をメールや手渡し等で配布し回答を依頼したら、理事長が代表で回収し、結果を理事会メンバーに報告します。
最後に、決定した内容を議事録としてまとめ、保管しておきましょう。
書面決議の文面例
書面決議が管理規約で認められている場合、下記のような文面で承諾の依頼を出します。
日付
〇〇管理組合 理事会各位
理事長 〇〇〇〇
書面決議に関する承諾のお願い
この度、新型コロナウイルス感染拡大防止の観点から、理事会を開催することなく各議案について決議を行いたいと考えます。
書面決議を行うに際し、議案ごとに理事会役員全員の承諾を得る必要があります。議案書の各議案をご確認いただき、書面決議の承諾可否をご判断願います。なお、お一人でも承諾いただけない理事会役員がいる議案については、この書面決議を行うことはできません。全員の承諾がある場合は、あらためて書面または理事会を開催のうえ決議をとります。
理事会役員のみなさまのご理解とご協力をお願い申し上げます。
________________________________________
理事長様
〇〇号棟○○号室 氏名
各議案について、書面決議を行うことを、
第1号議案 承諾する・承諾しない
第1号議案 承諾する・承諾しない
第1号議案 承諾する・承諾しない
※各議案について、書面決議を行うことを承諾するか、承諾しないかお答えのうえ（※議案に賛成か、反対かではありません）、〇〇月〇〇日までに管理事務室ポストへ投函お願いします。期限までに意思表明のない場合は承諾したものとみなします。ご協力お願い申し上げます。
理事会の書面決議は好ましくない
先述したとおり、理事会の書面決議は区分所有法に規定されておらず、管理組合ごとに規定することも可能です。
ただし、議事の賛否を決定する総会と違い、より良いマンション運営のために話し合うのが理事会の目的でもあります。そのため、話し合いの場を経ずに書面だけで賛否を募り、結論を出すことが望ましいとは言えません。
理事会で役員同士の話し合いを経ずに決議してしまうと、理事長の独断で運営が進行してしまう懸念もあります。
そうはいっても、どうしても役員の都合がつかず、理事会の開催がままならない場合もあるでしょう。標準管理規約にも、理事会は理事の半数以上が出席しなければ開くことができないとされています。集まって開催することができないために管理運営が滞るようであれば、書面決議ができるよう規約を変更するのも一つの手です。
書面決議を行わない場合で、参加者がなかなか集まらないのであれば、オンラインでの開催を検討してみましょう。
コロナ禍ではオンライン開催も検討しよう
原則集まっての開催が想定されている理事会ですが、コロナ禍での開催はどうしたら良いでしょうか。
マンションの標準管理規約では疫病流行時の理事会開催については記載がありません。現状は、総会も含め理事会などの集まりは延期し、感染防止に努めるのが良いでしょう。
なお、総会については年1回の開催が義務づけられていますが、前回の開催から1年以内に実施する必要はないと法務省のホームページに記されています。折りをみて当年中に開催できるのであれば、延期も検討したいところです。
総会を延期する場合には、理事会役員の任期や管理会社の契約期間を理事会で検討する必要があります。
とはいえ、大規模修繕が近づいていたり、住民間のトラブルについて即時に話し合う必要がある場合には、集まって理事会の開催が延期できないこともあるかもしれません。その場合には、密集、密接、密閉の「３密」を避け、事前に検温やアルコール消毒を徹底するなどして感染防止対策を講じましょう。
また、現在はオンライン会議システムも普及してきています。
例えば、ZoomやGoogle Meet、Skypeといったシステムは、利用者も多く使いやすいシステムです。LINEのグループビデオ通話ならより手軽に実施できるかもしれません。役員のネット環境が整っているのであれば検討してみましょう。
マンションにおけるオンライン会議システムの導入を支援している企業もあり、「リアル総会（オンライン傍聴可）」・「リアル＋オンライン併用型総会」・「オンライン総会」のいずれにも対応可能な基本的機能のある「MC Remote for Microsoft Teams」も開発されました。
感染防止目的以外に、忙しい役員が参加しやすくなるというメリットもあります、一度相談してみてはいかがでしょうか。
書面決議は避け、理事会では話し合おう
理事会の書面決議について法的には定められておらず、各管理組合で任意の規定を設けることができます。標準管理規約では、理事会の書面決議は一部条件のもと実施できるとありますが、基本的には集まって議論を重ねることが重視されているため、好ましい対応とは言えません。
感染症の影響で集まっての開催がはばかられる場合には、延期するのが無難です。ただし、即時対応が求められる議題やマンション全体に関わる重要な議題があり、集まって理事会を開く際は感染対策を忘れずに行いましょう。
現在はオンライン会議ツールも普及してきており、導入をサポートしてくれる管理会社もあります。オンライン会議ツールはコロナ禍に限らず、忙しい役員が参加しやすくなるといったメリットもあるため、今後の理事会開催をスムーズにするためにも検討してみると良いかもしれません。
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