理事・管理

マンション理事会の「監事」の役割とは?理事と何が違うの?

2021.08.18
マンション理事会の「監事」の役割とは?理事と何が違うの?

マンションの管理組合の役員として、「理事」とは別に選出されるのが「監事」です。主な役割は管理業務や会計のチェックで、透明性の高い運営を続けるために重要な業務です。今回はマンション管理組合の監事の業務内容や、スムーズに進める方法について詳しく解説します。

マンション理事会の監事とは? 理事との違い

理事と監事は役割が異なる

マンションの管理組合の役員は、「理事」「監事」と大きく2つに分けられます。

・理事:管理組合の業務を執行する
・監事:管理組合の業務の執行状況や会計をチェックする

主に管理組合の仕事を進めるのが理事、それをチェックして総会で報告するのが監事というイメージです。同じ役員ではありますが、監事は理事会での議決権は持たず、理事と兼任することもできません。客観的な立場から管理組合の業務や財産状況を監査することで、理事会運営の透明性を確保します。

マンション標準管理規約第41条

監事の職務内容については、マンション標準管理規約第41条で以下のように定められています。

第41条

1 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に報告しなければならない。

2 監事は、いつでも、理事及び第38条第1項第二号に規定する職員に対して業務の報告を求め、又は業務及び財産の状況の調査をすることができる。

3 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況について不正があると認めるときは、臨時総会を招集することができる。

4 監事は、理事会に出席し、必要があると認めるときは、意見を述べなければならない。

5 監事は、理事が不正の行為をし、若しくは当該行為をするおそれがあると認めるとき、又は法令、規約、使用細則等、総会の決議若しくは理事会の決議に違反する事実若しくは著しく不当な事実があると認めるときは、遅滞なく、その旨を理事会に報告しなければならない。

6 監事は、前項に規定する場合において、必要があると認めるときは、理事長に対し、理事会の招集を請求することができる。

7 前項の規定による請求があった日から5日以内に、その請求があった日から2週間以内の日を理事会の日とする理事会の招集の通知が発せられない場合は、その請求をした監事は、理事会を招集することができる。

現行のマンション標準管理規約は平成28年3月に公表されたもので、このとき監事の権限については強化されました。従来は「理事会で意見を述べることができる」という規定でしたが、現行の第4項では「必要があれば意見を述べなければならない」として監査機能が強化されています。また独立した機関として、各監事が理事会や臨時総会を招集することも可能です。

マンション理事会の監事の役割

監事の主な業務は「監査」

マンション理事会の監事の仕事は、主に「業務監査」「会計監査」の2つです。それぞれどのような業務内容なのか見ていきましょう。

【1】業務監査

業務監査とは、管理組合の業務の執行が適切に行われているかの確認です。日常点検や清掃、修繕などの業務が、管理規約や総会決議に従って進められているかチェックします。実施するタイミングは会計監査と同時に決算月後に行うのが一般的ですが、臨時的に必要な項目だけ確認することもあります。

【チェック項目の例】
・理事会の業務執行は適切に行われているか?
・総会の開催期日や招集通知は、管理規約に基づいた期間内に発信されているか?
・総会で承認された事業計画に基づき、共用施設の維持管理が行われているか?
・長期修繕計画の作成や見直しは適切に行われているか?
など

【2】会計監査

会計監査とは、管理組合の財産管理が適切に行われているかの確認です。管理費などの収入が正しく計上されているか、管理会社への委託業務費や修繕費などの支出額は妥当かなどをチェックします。会計監査の時期は、決算月後から次の通常総会の開催通知が発信されるまでのタイミングで行われるのが一般的です。

【チェック項目の例】
・管理費や修繕積立金は予算どおり徴収、支出されているか?
・会計期末の預金残高は、貸借対照表や残高証明書と一致しているか?
・管理費等の未納について、きちんと督促などが行われているか?
など

監査で必要になる資料

年度末に行われる監査では、次のような資料が必要になります。

・前年度の総会議事録
・理事会議事録
・管理組合理事長名で発信した書類がある場合はその書類
・収支決算及び事業報告に関する資料(帳票含む)
・収支予算及び事業計画に関する資料
・管理費等及び使用料の額の一覧表
・管理規約及び使用細則
・長期修繕計画書
・資金の借入れがある場合は借入れの残高を証する書類
・預金残高(管理費会計・修繕積立金会計)を証する書類
・各種設備点検報告書
・保険契約等を証する書類
・管理委託契約書
・その他必要と認める資料

これらの書類を基に、業務監査と会計監査を行います。必要な資料や書類は、理事長などに提出をお願いしましょう。また管理会社に委託しているマンションでは、管理会社に書類を準備してもらうこともあります。

マンション理事会の監査業務を進める方法

多くのマンションでは、監事をくじ引きや輪番制などで決めています。理事会の業務や管理規約等について知識が乏しい方が監事に選ばれることも珍しくなく、形式的な監査しか行われていないのが現状です。マンション理事会で監査業務を適切かつスムーズに進めるためには、どうしたらよいのでしょうか。

【方法1】監事の専門家へ外部委託する

大規模なマンションが管理する財産の額は、億を超えることもしばしば。監事が個人で責任を負うのは難しいため、外部の専門家へ委託するというのも一つの手です。会計監査は公認会計士、業務監査はマンション管理士など、業務の性質に合わせた専門家へ依頼されると良いでしょう。

ただし専門家に頼りたくても、費用負担の面で委託が難しいことも。特に小規模のマンションでは、経済的な負担が大きく外部委託を躊躇されるケースも多いです。

【方法2】マンション管理業協会のチェックリストを活用する

一般社団法人マンション管理業協会では、監査の際に確認すべき一般的な項目を網羅したチェックリストを公表しています。

このリストを活用すれば、管理組合員から選ばれた監事でも比較的スムーズに監査業務が行えるでしょう。マンションによって役員構成や経過年数など状況はさまざまなので、リストは適宜変更しながら使用します。

マンション理事会で監事は重要な役割!

マンション理事会における監事は、管理組合の業務や会計が適切に行われているかチェックする重要な役割です。多くのマンションではくじ引きや輪番制で監事を選んでいますが、会計や管理規約などの知識のない方が厳しくチェックするのはなかなか難しいでしょう。

必要であれば専門的な知識を持ったマンション管理士や公認会計士などに外部委託するのも一つの手です。

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