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マンションの会計担当理事の役割とは? 仕事内容を紹介!
2021.12.10
「会計担当理事になったけど、どんな仕事をするのだろう? 」「管理会社に委託していれば、何もしなくていいの? 」
そんな疑問をお持ちの方のために、今回はマンション管理組合における会計担当理事の役割について解説します。
マンションの会計担当理事とは？
マンション管理組合の会計担当理事は、管理費の収納・保管・運用・支出といった会計業務を担当する役職です。
マンション管理を管理会社に委託している組合では、会計担当理事のほとんどの担当業務を管理会社が代行しています。業務を適切に行うためには、簿記といった会計の専門知識が必要になるからです。
しかし管理会社に委託している場合でも、会計担当理事は委託している業務内容が契約通りに行われているか確認する必要があります。適切なチェックを行うためにも、どのような仕事があるのかを見ていきましょう。
【仕事1】組合管理費の入出金状況の確認
区分所有者が支払う管理費などが、期日までに管理組合の口座に入金されているかをチェックします。
また、出金業務として共用部分の電気料金、水道料金、設備点検費などの経費を各事業者に支払います。
なお、諸費用の支払いを管理会社に委託しているものの、口座の印鑑を預けていない場合、基本的に管理会社から会計担当理事のもとに出金依頼書が送付されてきます。組合内でその内容を承認して返送することで、管理会社に支払いを代行してもらうことができます。
【仕事2】滞納者への督促
入金状況を確認したうえで、管理費などを期日までに振り込まない区分所有者に対して、督促を行います。
督促業務には「書面通知」「電話督促」「訪問督促」といった方法があり、状況に応じて使い分ける必要があるでしょう。
管理会社にマンション管理を委託している場合、管理委託契約の中に管理会社が行う督促の方法が記されているのでチェックしておきましょう。
【仕事3】小口現金の管理
管理組合によっては、文房具や清掃用具といった備品代やプリンター代、総会開催時の飲み物代に充てるための小口現金を用意している場合があります。
会計担当理事は使用した小口現金を現金出納帳に記入し、管理する必要があります。
【仕事4】会計資料の作成
当期収支予算と前期収支実績を比較した収支予算書の素案や、1年間に会費がどのように使われたのかを示す収支決算書の素案、決算時における次期予算案といった会計資料を作成します。
管理会社に委託している場合は、管理会社が資料を作成するため、提出されたものを確認することになります。
【仕事5】貴重品の管理
財産の入出金に携わる会計担当理事は、銀行口座の通帳や印鑑といった会計関連の貴重品を保管をすることが多いです。
なお、共有財産を守るためには一人の人物による一元管理はあまり望ましくないため、会計に関わる貴重品が数多くある場合は、ほかの理事役員にも一部を管理してもらうようにしましょう。
会計担当理事は押さえておきたい管理組合の財産の分別管理方式
管理会社は、委託契約を結んでいる組合から管理費などの財産を預かる場合、法律によって管理会社固有の財産と管理組合の財産を分別して管理しなければなりません。
なぜなら管理会社の社員が、運転資金を管理組合の財産から流用してしまうといった事態を防ぐ必要があるからです。
財産の分別は、基本的に以下の2種類の預金口座を用いて行うことになります。
・収納口座：受領した管理費などを一時的に管理する口座。名義人は管理組合の場合もあれば、入出金作業の利便性を考えて管理会社とすることもある。
・保管口座：受領した修繕積立金や収納口座から移し換えられた費用を預貯金として管理するための口座で、名義人は管理組合となる。管理会社は、保管口座の印鑑やキャッシュカードを管理することができない。
次に、これらの口座を使った3つの分別方式について、「イ」「ロ」「ハ」としてそれぞれ説明していきます。
「イ」の方式
区分所有者に納めてもらった修繕積立金と管理費を、一時的に「収納口座」へ入金。次に、毎月そのなかから管理業務に必要な費用を引き落とした後、残金と修繕積立金を翌月末日までに「保管口座」へ移す方式です。
なお、管理組合の預金が万が一損なわれる場合を考慮し、管理会社は1カ月分以上の修繕積立金と管理費などの金額を保証する契約を結ばなければなりません。
「ロ」の方式
区分所有者に納めてもらった修繕積立金と管理費のうち、管理費は一時的に「収納口座」に、修繕積立金はそのまま「保管口座」へ入金。そして管理費については、管理業務に必要な支払いを行った後の残額を、保管口座へ移します。
「イ」の方式と同様に、管理会社は「収納口座」について、1カ月分以上の管理費などの金額を保証する契約を結ぶことが義務となります。一方で修繕積立金はそのまま「保管口座」に入金されるため、保証契約を結ぶ必要はありません。
「ハ」の方式
「収納口座」と「保管口座」を一つの口座とし、管理費と修繕積立金を一括で預け入れるものです。そこから管理事務に要する費用を除き、残りが預貯金となります。
口座の名義人は管理組合となり、管理会社は印鑑とキャッシュカードを同時に持つことはできません。これにより、管理組合の財産を外部から引き出されて毀損されることが防げるので、修繕積立金と管理費などの保証契約は管理会社に義務付けられていません。
なお、原則として通帳と印鑑のどちらかを、管理組合の理事長もしくは会計担当理事が持っておく必要があります。毎月行う入出金のたびに印鑑が必要となるため、どうしても保管している役員の手間が増えてしまう点はデメリットといえます。
管理会社に委託する場合でも、チェックはしっかり行おう
会計担当理事の業務は会計の専門知識が必要であり、自主管理では負担が大きいため、基本的には管理会社に業務委託をすることになります。その場合、会計担当理事が実際に行う仕事は小口現金の管理程度です。
しかし、会計処理に不備が見つかり責任を追及されるといったトラブルを避けるためにも、会計資料の確認作業は、ある程度行えるようにしましょう。
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