理事・管理

自治会の規約づくりで必要なルールって? 記載例も紹介!

2020.07.29
自治会の規約づくりで必要なルールって? 記載例も紹介!

マンションの管理規約のように、自治会を運営していくにあたっても一定のルールは必要となります。しかし「どんなルールを設ければいいの?」「規約にはなんて記載する?」といった疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。

この記事では、まさにこれから自治会の規約を作成しようと考えている方に向けて、設定したいルールや記載例を紹介していきます。

規約をつくるために設定するルールや記載例

規約づくり

あくまでも一例となりますが、規約を作成するにあたって決めておくべきルールや、記載例を以降でまとめてみました。

【第1条】自治会の目的

まず第1条としては、自治会の目的を明記するのが一般的です。なお自治会の活動は「良好な地域社会の維持及び形成に資する社会的共同活動を行うこと」が前提となるため、スポーツや芸術などの特定領域のみを目的にしてはいけません。

また、福祉や防犯、共同施設の管理など自治体が行う活動範囲についても、具体的に記載をすることが望ましいといえるでしょう。

<例>
本会は、会員相互の親睦及び福祉の増進を図り、地域課題の解決等に取り組むことにより、住みよい地域社会の形成に資することを目的とする。

【第2条】自治会の名称

続いて、第2条では自治会の名称を記載しましょう。

<例>
本会を、○○○自治会と称する。

【第3条】事務所の場所

規約のなかでは、自治会の本拠地となる事務所も決めておく必要があります。例えば、自治会長の自宅などは事務所の候補となりそうです。

<例>
本会の主たる事務所は、自治会長宅に置く。

【第4条】自治会の区域

住民にとっても、区域外の人にとっても客観的に明らかな区域の住所を設定しておく必要があります。

<例>
本区の区域は、○○市○○町○○番地から○○番地、および○○市○○町○○番地とする。

【第5条】会員になれる条件

第5条では会員となれる条件を定めます。ただ、入会希望者の性別や年齢などで入会を拒否することはできません。なお、基本的に定めた区域内に住んでいる方であれば、どなたでも会員になれるといえます。

<例>
本会の規定する区域に居住、もしくは住所を有する法人や組合などの団体は会員となることができる。

【第6条】入会や退会の条件

前提として自治会は任意団体のため、加入を強制することはできません。そのため事前に入会したいかどうか、意思を確認しておく必要があります。

さらに、自治会側は正当な理由がない場合、入会や退会を拒むことはできません。

<例>
・入会希望者は、本会が定める入会申込書を会長に提出しなくてはならない。
・退会希望者は、退会届を会長に提出しなくてはならない。
・本会の会員がいずれかに該当する場合には、退会したものとする。
(1)本規約で定める区域に住所を有しなくなった
(2)本人より退会届が提出された
(3)会員が死亡した
(4)会員が失踪宣告を受けた

【第7条】役員の種類

ここでは自治会の会長や副会長、監事など、設置する役員の人数を明記しておきます。

<例>
本会に次の役員を置く。
(1)会長 1人
(2)副会長 ○人
(3)理事 ○人
(4)会計 ○人
(5)班長(組長) ○人
(6)監事 ○人

【第8条】役員の職務

役員の職務についても定義しておきましょう。会計や書記などを設置する場合は、以下の例にも記載してある通り、具体的な職務内容を明らかにすることが大切です。

<例>
・会長は本会を代表し、会務を総括する。
・副会長は、会長を補佐して会務を執行し、会長が欠けたときは、その職務を代行する(副会長が複数の場合は、会長が定めた順序でその職務を代行する)。
・監事は、本会の会計及び資産の状況または業務執行に不正の事実を認めた際、総会へ報告する。

【第9条】役員の任期

役員の任期が何年であるかはもちろん、再任することができるかなども決めておきましょう。

<例>
役員の任期は、○年とする。
2 再任することができる。
3 役員は、辞任した場合または任期満了の場合においても、後任者が就任するまでは、その職務を引き続き行う。

【第10条】総会の種類

総会の種類のほか、通常総会の実施月や、臨時総会を開催する条件についてもここで決めておく必要があります。

<例>
総会は、通常総会及び臨時総会の2種とする。
定期総会は、毎年○月に開催する。
臨時総会は、会長が必要と認めたとき、全会員の○分の1以上から会議の目的たる事項を示して請求があったときに開催する。

【第11条】決議の成立要件

総会における決議の成立条件について「出席会員の4分の3以上の賛成を要する」などと定めておき、委任状を提出した会員も出席者と見なすかどうかも記載しておきましょう。

<例>
総会の議事は、規定に定めるもののほか、会員の過半数を持って決する。可否同数のときは、議長が決する。

【第12条】役員会の開催条件

総会は自治会の最高意思決定機関ではあるものの、会員を頻繁に招集することは困難です。そのため総会以外で役員が集まり、運営に関わる話し合いを行う機会もあるでしょう。こういった役員会の開催ルールなども設定しておきたいところ。

なお、監事は会の執行を監査する役割ですので、役員会には参加しないようにしましょう。

<例>
役員会は、監事を除く役員で構成する。

【第13条】会計ルール

ここでは、自治会の収入についても定義。予算報告のルールや役員の報酬についても、必要があれば明記しておきます。

<例>
本会の経費は、会員からの会費、事業収入、寄付金及びその他の収入を充てる。

【第14条】規約を施行する日

総会で規約を定めた日を「規約を施行する日」として明記するのが、一般的です。

<例>
この規約は、○年○月○日から施行する。

規約は時代に合わせて更新していく

規約は健全な自治会の運営のための指針となります。とはいえ当初につくったルールを守り続けるのではなく、時代に合わせて内容を見直しながら、アップデートしていく姿勢が求められるでしょう。

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