理事・管理

マンション総会の議事録は配布すべき? 主な配布方法を紹介

2021.09.28
マンション総会の議事録は配布すべき? 主な配布方法を紹介

マンション総会を行う時に作成する議事録。今後の管理業務のためにも保管する必要はあるものの、住民全員に配布するべきか悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、議事録の配布の必要性や、実際に配布する際の方法をご紹介します。

マンション総会の議事録とは?

マンションの総会は区分所有法において「管理組合の最高議決機関」とされており、議事録の作成が義務づけられています。総会での決議事項は区分所有者をはじめとする関係者に効力を及ぼすことになりますので、議事録として記録を残しておく必要があるのです。

議事録に記載する内容は、総会で議題に挙げられた事項とその賛否等の結果です。総会に参加した管理会社の担当者が草案を作成し、理事長と他2名の区分所有者(議事録署名人)の確認を経て完成します。

なお、作成を怠ったり、記載すべき事実を記載しなかったりすると、20万円以下の過料に処されます。

詳しい書き方や作成の手順については、下記の記事も参考にしてみてください。

議事録の配布は必要?

国土交通省が作成した「マンション管理標準規約」では、総会の決議事項について議事録等を戸別配布するのが標準的な対応であるとされています。

総会は原則区分所有者全員の参加が義務づけられているものですが、必ずしも全員が参加しているとは限りません。議決権行使書や委任状を提出し、欠席している方もいるでしょう。

前述した通り、総会での決議事項は区分所有者をはじめとするマンション関係者に効力を及ぼします。欠席者はもちろん、賃貸契約をしている入居者にも影響があるため、決議事項は広く周知する必要があります。

議事録を配布する5つの方法

【方法1】全戸に配布する

マンション管理標準規約では戸別配布を標準的な対応としている

印刷代や配布の手間といったコストはかかりますが、全戸配布をすれば、マンションの住民に広く総会の決議事項を伝えられます。

先に述べたとおり、マンション管理標準規約では戸別配布が標準的な対応とされていますので、もっとも一般的な方法といえます。

マンションによっては、独自に制作している広報誌と一緒に配布しているところもあるそうです。

【方法2】掲示板に貼る

マンション掲示板を活用する方法もあり

全戸への配布ではなく、掲示板に貼ることで議事録を周知させることもできます。基本的にはどのマンションにも掲示板はありますし、印刷・配布のコストがかからないため、お手軽な方法です。

ただし、掲示したとはいえ全ての住民、関係者が見てくれるとは限りません。内容的にボリュームのある議事録の場合、掲示範囲にも限界がありますし、そもそもそれだけの長文をその場で読んでくれるのかという懸念もあります。

【方法3】回覧板で周知させる

住民間で回覧版のように議事録を確認してもらう方法もあります。全戸配布よりお手軽で、掲示板よりも内容をしっかりと確認してもらいやすいのがメリットです。

一方で、回覧板が住民全員に行き渡るまでに時間がかかってしまったり、どこで止まってしまっているのか把握できなかったりします。

小規模なマンションであれば比較的スムーズに回覧できますが、大規模なマンションであれば階数や棟ごとにグループ分けをするなどの工夫が必要です。

【方法4】Web上で公開する

最近では、Webで議事録を公開しているマンションも増えています。スマホが普及している現在では、出先でも内容を確認できる便利な方法です。紙媒体のような劣化や、保管場所に困るといった問題もありません。

住民だけがアクセスできるホームページを用意し、そこにアップロードしている場合もあるようです。ホームページの作成やストレージの利用は無料でできることも多いので、検討してみてはいかがでしょうか。

ただし、ネット環境のない住民がいることも考慮する必要があります。紙での配付や掲示板と併せて利用することも考えてみてください。

【方法5】メールで配信する

メール配信の場合は個人情報の管理に注意

メールマガジンのように、各住民にメールで議事録を配信する方法もあります。住民全員のメールアドレスを集める必要があったり、アドレスが変更になった際には更新したりする必要があります。個人情報なので、管理する人を決めておくことが大切です。

Webでの公開と同様、アドレスを持っていない住民が入る場合には、紙での配付も検討してみると良いでしょう。

議事録には個人情報を載せないようにしよう!

住民間でのトラブルに言及された場合や、質疑応答で区分所有者個人が発言した場合であっても、個人が特定されるような記載は避けます。

議事録は管理組合の口座開設や名義変更などでも提出を求められますし、マンション関係者の請求があれば、いつでも閲覧させなくてはならない義務があります。個人情報やプライバシーに関わる記載はしないよう、注意してください。

議事録はなるべく関係者全員に見てもらう

マンションの総会では、工事や管理規約の改定など区分所有者だけでなく関係者全員に関わることが決められます。よって、総会での決議事項や話し合われた内容は、なるべく関係者全員に周知しましょう。

マンション管理標準規約においても、議事録は戸別配布が標準的な対応であるとされています。印刷して全戸に配布する方法が一般的ですが、印刷代や手間がかかるため、掲示板や回覧板で周知する方法をとるのも一つの手です。

最近ではWeb上で議事録を公開するマンションも増えてきています。印刷の手間が省けるほか、スマホなどで手軽に閲覧できるため便利な配布方法です。

ただし、ネット環境が整っていない住民がいることも考慮して、紙での配付や掲示も併用できると良いですね。それぞれのマンションの実情に併せて、最適な配布方法を検討してみてください。

なお、多くの人に閲覧される議事録ですから、個人情報やプライバシーに配慮して作成しましょう。

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