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マンション管理規約を見直したい！ 改正について解説
管理会社へのクレームの入れ方は？ 伝えるべき内容を解説
2023.01.31
マンションで生活を送るうえで、近隣トラブルや共用部の不具合など、自分だけでは対応しきれない問題に出くわすケースは少なくありません。そんなときに要望を伝えるべき存在が管理会社です。
しかし、「管理会社にどうやってクレームを入れるべきなんだろう……」と迷ってしまう場合もあるかと思います。そこで今回は、管理会社へのクレームの入れ方や伝えるべき内容を解説します。
メールなどの文章でクレームを入れよう
管理会社にクレームを入れるにあたって、電話やメール、ホームページのお問い合わせフォームなど様々な方法があります。そのなかでもおすすめなのが、お問合せフォームやメールです。
なぜなら、クレームの要点を文章で整理でき、伝えるべき内容を簡潔に連絡できるからです。
また、言った言わないの水掛け論の予防につながるだけでなく、電話で話すよりも感情的になりにくい点もポイントです。
いくらクレームとはいえ、程度を過ぎた発言は管理会社からの印象を悪化させる恐れもあります。そうなると、その後の対応がおざなりになってしまうことも考えられます。
もちろん緊急度によって電話の方が望ましいケースもあります。例えば水漏れなど、すぐに対応してもらわなければならない問題がある場合は、電話で用件を伝えたほうが早く対応してもらえる可能性が高いでしょう。
管理会社へのクレームで伝えるべき内容
マンション名と自身の立場
管理会社は複数のマンションを管理している場合も考えられます。そのため、どの物件について対応すればいいかわかるように、マンション名や部屋番号、そして自分の氏名を正確に伝えましょう。
マンション名を伝える際には、同名のマンションがほかにあるかもしれませんので、細かい住所や何番館かまで連絡する必要があります。
また、自身が賃借人ではなく区分所有者であるならば、その立場も伝えておいた方がいいでしょう。
区分所有者はマンション管理組合の一員として、管理の委託先を変えうる立場にあります。そのため賃借人がクレームを入れる場合に比べて、管理会社が丁寧なクレーム対応をしてくれる可能性が高まるのです。
クレームの詳細な内容
私見と事実が混ざらないように、正確にクレームの内容を伝えましょう。なぜなら、事実と異なるクレームを入れてしまうと、管理会社が対応したとしても効果がない可能性があるからです。
例えば「上階の子どもが走る音を何とかして欲しい」とクレームを入れたとしましょう。しかし騒音の原因が、上階で飼われているペットの音だったとします。
この場合、管理会社が貼り紙などで「お子様が走り回るのはお控えください」と周知したとしても、問題の解決に結びつく可能性は低いといえるのです。
管理会社にしてもらいたい対応
クレームの際には、管理会社へ具体的にどう対応してほしいかも連絡しましょう。これは、期待とは異なる対応をされてしまうことを防ぐためです。
例えば、自分の駐輪スペースを使いたいのに、ほかの住民が自転車を停めているケースがあるとしましょう。問題解決のため、管理会社に「駐輪場のマナーを徹底させてほしい」と伝えたとします。
これだけでは、「駐輪場は整理整頓して使いましょう」などの貼り紙による周知だけで終わってしまう可能性があります。
問題解決のためにも、「自分の駐輪スペースに停めている住民を、注意してほしい」といった具体的な要望を伝えましょう。
まずはクレームの内容を文章でまとめよう!
緊急の要件でない限り、管理会社へのクレームはメールなどの文章で行うと、内容が伝わりやすくてよいでしょう。
その際には、どこのマンションの誰が、どんなクレームを入れているかがわかるようにしましょう。
期待とは異なった対応をされて、問題解決まで時間がかかることがないようにしたいですね。
イラスト：大野文彰
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この連載について
【連載】理事会役員超入門
マンションだからといって、購入後の管理はすべて管理会社にお任せ！というわけにはいきません。ほとんどのマンションにおいて、理事会の選考は立候補制ではなく、メンバーが入れ替わる輪番制。つまり、居住者誰もが理事会を担当する可能性が。というわけで本連載では、理事会役員になったらまず、これだけは知っておきたい！という超入門知識をご紹介。しっかり知識を身につけて、より良いマンションライフを送りましょう！
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