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マンションの管理会社がどこかわからない！ 調べる方法を解説
管理会社に連絡するときはどんな準備が必要？ 基本マナーも解説
2023.05.22
「水道や電気などの設備が不調になった」「メールボックスの番号を忘れてしまった」
マンションで生活していると、さまざまなトラブルが発生することがあります。自身で解決できない問題に対応するには、管理会社への連絡が必要です。しかし、これまで管理会社とやり取りした経験がない人は、連絡先の確認などで戸惑ってしまうかもしれません。
そこで今回は、管理会社の連絡先の調べ方や、連絡前の準備について解説します。
管理会社に電話をかけるときの事前準備
1. 管理会社の連絡先を調べる
まずは、管理会社の電話番号を調べましょう。電話番号や住所などの情報は、以下の方法で確認できます。
最初に確認したいのが、契約書類です。特に、契約時に渡される「重要事項説明書」や「区分所有者変更届」には、管理会社の情報が記載されています。
ただし、入居後長い年数が経過している場合は、管理会社が変更されているかもしれないので注意が必要です。
契約書類をすぐに確認できないときは、エントランスやエレベーターホールなどの共用部分を確認します。管理会社からのお知らせが貼ってあれば、会社名や連絡先を把握できます。掲示物で確認する際も、情報が古くないかを忘れずにチェックしましょう。
また、管理人が常駐しているマンションでは、管理会社の連絡先を直接聞くという方法も使えます。常駐していないマンションでは、管理組合に問い合わせれば現在契約している管理会社の情報を得ることが可能です。
管理会社の連絡先の調べ方については、以下の記事でも詳しく解説しています。
2. 受付時間を調べる
管理会社の連絡先を調べたら、受付時間を確認しましょう。設備の異常に関する窓口は、24時間・365日対応している会社も多いです。
しかし、管理会社や相談窓口の種類によっては休日が設定されていたり、受付時間が限られていたりすることもあります。
受付時間はホームページに記載されている場合が一般的なので、連絡先を調べる際にあわせて確認しておきましょう。
3. 本人確認事項をまとめておく
管理会社に連絡すると、必ずといっていいほど「本人確認事項」を尋ねられます。本人確認事項とは、主に以下の4点を指します。
・マンションの住所
・物件名
・部屋番号
・契約者の氏名
これらの情報を間違えてしまったり、スムーズに伝えられなかったりすると本人確認が取れず、問い合わせ内容を伝える前に余計な手間や時間がかかってしまいます。本人確認事項を電話口ですぐに伝えられるように、電話する前に内容をまとめておくようにしましょう。
管理会社に電話するときのポイント
管理会社に電話する際は、通常の電話と同様、メモを残しておけるようにメモ帳やスケジュール帳を用意しましょう。特に、設備の故障など緊急性の高い内容で問い合わせている場合、修繕日時の指定や応急処置などを管理会社から指示される可能性があります。
また、対応の報告や追加の確認など、管理会社からの折り返しが来る可能性もあります。電話が終わったら、スマートフォンの電話帳に管理会社の番号を登録しておきましょう。
電話が繋がらないときは時間帯を変えよう
受付時間内のはずなのに、管理会社に繋がらないことがあるかもしれません。
原因のひとつとして考えられるのは、電話回線の混雑です。お昼休憩の時間や帰宅時間など、多くの人が電話をかける時間帯は回線が混み合い、窓口に繋がる前に接続が切れることもあります。電話をかける時間帯を変え、繋がるまで試してみましょう。
どうしても電話が繋がらない場合や、他の時間帯にかけるのが難しい場合は、管理会社のホームページに記載されているメールアドレスに連絡するのもひとつの手です。メールは双方の手元に残るので、いつどのようなやり取りをしたのかが明確になるという利点もあります。
迅速なトラブル解決のために準備を
管理会社に問い合わせる際は、本人確認事項の事前確認に加えて電話をかけるときの環境を整え、お互いが不快感を覚えないやり取りを心がけましょう。
また、電話をかけた後はスマートフォンに管理会社の番号を登録しておき、後からの連絡に備えましょう。
電話でスムーズにやり取りし、迅速にトラブルを解決したいですね。
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